Az építőanyag-kereskedelmi vállalat célja az volt, hogy beérkező szállítóleveleit, levelezéseit és szerződéseit digitális rendszerben kezelje. A SkyDocs bevezetésével a cég automatizálta az ügyviteli és könyvelési folyamatait, amely során a dokumentumokat elektronikus formában rögzítik, ellenőrzik, jóváhagyják, majd a rendszer automatikusan kontírozza a bizonylatokat és integrálja azokat az ügyviteli rendszerbe. Ezáltal a dokumentumok bármikor visszakereshetők, a feldolgozási folyamatok gyorsabbak és átláthatóbbak lettek, megszűntek az elveszett vagy hiányzó bizonylatok problémái. A rendszer teljes átláthatóságot biztosít azáltal, hogy nyomon követhető, mely dokumentumot ki és mikor kezelte.
A SkyDocs megoldásának köszönhetően a vállalat sikeresen kialakított egy modern, teljesen digitális irodát, amely minimalizálja az adminisztratív hibákat, növeli a hatékonyságot, és biztosítja a dokumentumok hosszú távú biztonságos tárolását és kezelését.
Korábban a szállítmányozási vállalat működését nagymértékben hátráltatta a papíralapú adminisztráció, amely rengeteg időt és erőforrást emésztett fel. Az iratok nyilvántartása és rendszerezése jelentős terhet rótt az alkalmazottakra, miközben az átláthatóság és hatékonyság komoly kihívást jelentett.
A SkyDocs bevezetésével a cég teljesen digitalizálta folyamatait. A számlák, fuvarlevelek, banki bizonylatok és levelezések egy integrált dokumentumkezelő rendszerbe kerültek, ahol szigorú szabályok mentén automatizáltan áramlanak. Az ügyviteli és könyvelési rendszer integrációjának köszönhetően a dokumentumok elektronikus rögzítése, ellenőrzése és jóváhagyása után automatikusan feldolgozásra és kontírozásra kerülnek. A rendszer lehetővé teszi, hogy minden irat könnyedén visszakereshető legyen, és teljes nyomonkövethetőséget biztosít arról, hogy egy adott dokumentummal ki és mikor dolgozott.
Az új digitális infrastruktúra nemcsak hogy minimalizálta az adminisztrációs hibákat, de a működési folyamatokat is jelentősen felgyorsította, hozzájárulva egy modern és hatékony digitális iroda kialakításához. A SkyDocs megoldásaival a vállalat új szintre emelte működésének átláthatóságát és rugalmasságát.
Korábban a könyvelőiroda jelentős kihívásokkal szembesült az ügyfelektől származó dokumentumok kezelésében. Az ügyfelek gyakran késve vagy hiányosan adták át a bizonylatokat, amelyek nélkülözhetetlenek voltak a pontos könyveléshez és adózási jelentésekhez. Az esetleges hiányok kellemetlen helyzetekhez vezettek, különösen, ha az ügyfelek tévesen emlékeztek a dokumentumok átadására. Ez üzleti szempontból is hátrányos volt az irodának, mivel csökkentette az ügyfelek elégedettségét és az iroda megbízhatóságát.
A SkyDocs bevezetésével az iroda egy modern, online ügyfélkaput hozott létre, amely lehetőséget biztosít az ügyfelek számára, hogy bizonylataikat – például könyvelési dokumentumokat, bérlistákat és bankszámlakivonatokat – digitális formában töltsék fel. Az ügyfélkapu rugalmas elérést biztosít különböző platformokon keresztül, például e-mailen, webfelületen, mobilalkalmazáson vagy multifunkciós eszközök segítségével.
A dokumentumok így azonnal bekerülnek a rendszerbe, ahol az iroda teljesen automatizáltan fogadja és dolgozza fel azokat. Ez lehetővé teszi a gyorsabb és pontosabb munkát, valamint azt, hogy az iroda akár 24 órán belül eredményeket és kimutatásokat nyújtson ügyfelei számára. Az automatizáció csökkentette az adminisztratív hibák számát, javította az átláthatóságot, és növelte az iroda hatékonyságát.
A SkyDocs rendszer bevezetésével az iroda nemcsak a belső működését optimalizálta, hanem jelentősen javította ügyfélkapcsolatait is, növelve ügyfelei elégedettségét és bizalmát. Ezáltal az iroda a modern digitális megoldások úttörőjévé vált a könyvelési szektorban.
A fejlesztő cég pénzügyi bizonylatait, megrendeléseit, beszállítói bizonylatait nehezen kezelte. Próbálkoztak CRM rendszerekkel, SharePoint dokumentumkezeléssel, saját FileSzerver üzemeltetésével, de egyik sem nyújtott teljes körű megoldást.
A CRM rendszer nem tudta előkészíteni a könyvelési adatokat, a SharePoint rendszer külön fejlesztéseket igényelt, az Online SharePoint felület mögötti környezet gyakran változott és költséges volt a szoftvert újra és újra fejleszteni és ezzel a megoldás sem tudta kiszolgálni a könyvelési feladatokat.
A FileSzerver esetén is ugyan ebben a problémába ütközött a cég. Fejleszthettek volna saját dokumentumkezelő rendszert, de annak folyamatos fejlesztése, könyvelési specifikációk követése, és a rendszer üzemeltetése sokkal nagyobb költséget okozott volna, mint bevezetni a SkyDocs dokumentumkezelő rendszerét, mely túl azon, hogy kiszolgálta a folyamatkezelést, teljes körű támogatással rendelkezett az ügyviteli rendszer irányába. Így a könyvelés is szabadon használhatja, automatizálva a feladatait.
A SkyDocs bevezetése átfogó megoldást nyújtott, amely teljes mértékben kiszolgálja a cég folyamatait, támogatja a könyvelési integrációt és automatizálja a feladatokat. Az eredmény egy hatékony digitális iroda, amely naprakész pénzügyi adatokat biztosít a cég számára az elemzésekhez és a döntéshozatalhoz.
Szállítólevelek, számlák, eszközkartonok, bér- és munkaügyi papírok, bankszámla kivonatok, szerződések, megrendelések. Ezek a dokumentumok bizony mind megtalálhatók voltak Gépgyártással foglalkozó ügyfelünk dokumentumai között. A dokumentumok sokasága, tárolás és átláthatóság szempontjából is jelentős kihívást jelentett az ügyintézőknek. Folyamatos volt a hiányzó, megsérült vagy elveszett bizonylatok száma. Az ügyletek nyomonkövetése szinte lehetetlen volt.
A SkyDocs segítségével, a vállalat bizonylatai elektronikus formában kerültek tárolásra. A bizonylatok, ma már elektronikus úton érkeznek a vállalat speciális e-mail címén keresztül a SkyDocs-ba, majd feldolgozás után az ügyviteli rendszerbe. Az automatizmus, és a folyamtok által rendkívül gyors és pontos feldolgozás vált lehetővé.
Az ügyviteli rendszer, a bér- és munkaügyi rendszer automatikusan kap adatokat a SkyDocs-ból és így naprakész pénzügyi nyilvántartás valamint naprakész könyvelés vált elérhetővé a vállalat számára.
A Sportegyesület életében a szerződések, igazolások, pénzügyi adatok, befogadása, kezelése és tárolása okozta a problémát. A bér adatok tárolása és jogosultság függő kezelése, nyilvántartása tovább fokozta a problémákat az egyesületnél.
A SkyDocs bevezetése mellett döntött a vezetőség. A dokumentumok áramlását folyamatrendszerbe tartják azóta nyilván, szerepkörökre osztva az ügyintéző, a könyvelő az irodavezető és az ügyvezető között. A szerepköröknek megfelelően kialakított dokumentumkezelés segíti a megfelelő dokumentumokat a megfelelő szerepkör számára eljuttatni.
A dokumentumok gyorsan visszakereshetők, meta-adataik alapján az információk kompatibilisen átadhatók az ügyviteli rendszer számára.
A SkyDocs segítségével, teljesen automatikusan fogadják és dolgozzák fel a beérkezett bizonylatait, dokumentumokat az egyesületnél.
